Як варто розпочинати лист нагадування?
Відновлення комунікації з клієнтами чи колегами, які можуть бути переповнені електронною поштою та розуміють тільки важливійшу інформацію, може бути викликом. Трапляється, що ваші листи нагадувань можуть бути проігноровані або призвести до подальшої втрати ефективності.
У цій статті ми розглянемо кілька стратегій та кращих практик, які допоможуть вам розпочати лист нагадування з високою ймовірністю отримання відповіді. Ви дізнаєтеся про елементи, якими варто скористатися в самому початку листа, щоб зацікавити отримувача та зробити його зацікавленим у вашому повідомленні.
Використовуйте особисте звертання
Коли починаєте лист нагадування, використовуйте особисте звертання до отримувача. Наприклад, «Шановний пані/пане [ім'я],». Це створить відчуття індивідуальності та покаже, що ви особисто цікавитесь відповіддю від цієї особи. Пам'ятайте, що більш персоналізованим буде ваш лист, тим більш ймовірність отримання відповіді.Відправте пам'ятку щодо попереднього контакту
Встановлення зв'язку з попереднім контактом або попередньою комунікацією є важливим елементом початку листа нагадування. Нагадайте отримувачу про раніше відправлене повідомлення або попередній розмову, щоб він міг легше зв'язати ваші повідомлення та зрозуміти, про що ви йдете.Сформулюйте коротку та чітку мету листа
Ваш лист нагадування має бути коротким, чітким та без зайвої інформації. Установіть мету листа в самому початку, щоб отримувач зрозумів, з чим ви прийшли. Наприклад, якщо ви нагадуєте колегу про зустріч, скажіть це просто і без зайвих деталей: «Нагадую вам, що ми маємо заплановану зустріч у п'ятницю о 10:00».Залучайте отримувача запитаннями
Щоб стимулювати відповідь, поставте отримувачу питання. Наприклад, «Чи можете ви підтвердити свою наявність на зустрічі?» або «Які ваші думки щодо терміну виконання завдання?» Залучення отримувача до діалогу зробить лист більш особистим та збільшить ймовірність відповіді.Підкреслюйте важливість відповіді
Якщо ваше повідомлення потребує термінової відповіді, підкресліть цю важливість. Наприклад, «Будь ласка, надайте відповідь до кінця робочого дня» або «Дуже потрібно ваше підтвердження до завтра». Така нагадування допоможуть отримати швидку відповідь.
Висновок
Розпочинання листа нагадування є важливим элементом взаємодії з отримувачем. Застосування особистого звертання, нагадування попередніх контактів та постановка мети листа робить його ефективнішим і підвищує імовірність отримання відповіді.
Запитання:
- Які кращі практики при розпочинанні листа нагадування?
- Які елементи слід використовувати в самому початку листа, щоб привернути увагу?
- Як можна стимулювати відповідь співрозмовника?
- Які фрази можна використовувати для наголошення на терміновості відповіді?
- Що слід відзначити у висновку статті про розпочинання листа нагадування?
